富士見ヶ丘小学校PTA 個人情報保護規定
第１条 目的
この規程は、個人情報が個人の人格尊重の理念のもとに慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、富士見ヶ丘小学校PTA（以下「本会」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることにより、本会の事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
第２条 定義
この規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
（１）個人情報：生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう
（２）本人：前項の個人に関する情報により識別可能となる特定の個人または未成年者個人の保護者をいう
第３条 責務
本会は、個人情報保護の重要性を深く認識し、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。
第４条 個人情報保護管理者
本会における個人情報保護管理者は、PTA会長とする。
２ 個人情報保護管理者は、本会における個人情報の収集、利用、管理および保存ならびに開示および訂正の請求に対し、適正に処理する責務を負う。
３ 個人情報保護管理者は、複数の個人情報保護代理管理者を置くことができる。代理管理者は、個人情報保護管理者の指揮監督のもとにその職務を代行する。
第５条 利用目的の特定
本会は、別に定める様式により、個人情報を取り扱う事業ごとに個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定め、「個人情報管理表(様式1)」に記録する。
第６条 個人情報の収集
本会は、個人情報を収集するときはあらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。なお本会は、要配慮個人情報（思想、信条および宗教に関する個人情報ならびに社会的差別の原因となる個人情報。具体的には、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪歴、犯罪被害歴、その他社会的差別や偏見の原因となる事項を指す）については取得しないものとする。
２ 本会は、個人情報を紙媒体で収集した場合には、速やかにPDF化し、原本は速やかに廃棄する。PDF化したファイルは、googleドライブ上の予め定められたフォルダに保存する。
第７条 個人情報の利用の制限
本会は、収集した個人情報を事前に定めた目的以外に利用しない。ただし次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第８条 個人情報の管理
個人情報は個人情報保護管理者が保管するものとし、適切に管理する。
２ 本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
３ PTA本部役員は、個人情報を取り扱う情報端末について、次の各号に定める措置を講じるよう努めるものとする。
（１） OSを常に最新状態に保つ
（２）セキュリティソフトを導入して常に最新状態に保つ
（３）個人情報が記録されているファイルまたはフォルダにはパスワードを設定してそれぞれの個人情報を見る権限がある人だけがファイルを開くことができるようにする
（４）持ち出す場合には電子メールでの送付も含め、ファイルにパスワードをかけて送信するなど適切な取り扱いをする
第９条 第三者への提供の制限
本会は、収集した個人情報は事前の定めのない第三者へ提供しない。ただし次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
２ 次に掲げる場合において、当該個人情報の提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（１）本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
（２）個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき
３ 本会は、前項第２号に規定する利用する者の利用目的又は個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第１０条 第三者からの提供
本会は、第三者から個人情報の提供を受けるときは「第三者の氏名」「第三者が個人情報を取得した経緯」「提供を受ける対象者の氏名」「提供を受ける情報の項目」「対象者の同意の有無」について確認し、「個人情報管理表（様式1)」により記録する（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要とする）。ただし次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第１１条 個人情報の開示請求
本会は、本人から当該本人に係る個人情報について、「個人情報開示訂正削除申請書（参考1）」または口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。
第１２条 個人情報の訂正または削除請求
本会は、個人情報の開示を受けた者から、「個人情報開示訂正削除申請書（参考1）」または口頭により、個人情報の訂正、追加、削除または利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申し出た者に対し、書面により通知するものとする。
２ 本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。
第１３条 苦情の処理
本会は、個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
第１４条 漏えい時などの対応
本規程に違反する事実または違反するおそれがあることを発見した会員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。
２ 個人情報保護管理者は、前項による報告内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく関係部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。
第１５条 個人情報の廃棄
本会は、年度を単位として個人情報を保有及び管理し，収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報は，次年度への引継作業を完了した後ただちに廃棄し、廃棄した旨を速やかに「個人情報管理表(様式1)」 へ記載する。
第１６条 研修
個人情報保護責任者は、PTA本部役員、各専門委員、その他個人情報を取り扱う従業者に対して定期的に個人情報の取り扱いに関する留意事項について研修を実施するものとする。
第１７条 雑則
本規程の改定が必要な際には、PTA本部において協議し、PTA会長の承認をもって改定できるものとする。
２ 本会における電子データの取り扱いについては、「富士見ヶ丘小学校PTA情報セキュリティーポリシーガイドライン」として別に定める。
３ そのほか、本規程の実施に必要な事項は別に定めるものとする。
附則
この規程は、2018年4月6日から施行する。なお、富士見ヶ丘小学校PTA総会において、PTA設立が承認されるまでの間は、「富士見ヶ丘小学校PTA」を「準備委員会」と読み替える。
＜ダウンロード＞